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Mardi 18 octobre 2011 2 18 /10 /Oct /2011 07:00

La méthode du "Forum ouvert" (Open Space Technology)

Open space communitybrainstorming-300x225 Si on oublie de développer une vision positive d'un avenir qui pourrait bien être préférable au présent, la réflexion sur les implications et les réponses aux enjeux du pic du pétrole, des changements climatiques et des crises du système économique peut être décourageante  ou même faire fuir certaines personnes. A Ath en transition, nous ne ferons pas cette erreur.

 

Pour y remédier et se mettre en action dans un esprit positif et libérateur, des outils tels que le forum ouvert (Open Space) et le café transition (World Cafe) sont des éléments essentiel. De plus, ils donnent le plus souvent naissance à un certain nombre de projets concrets.  

Le Défi à relever

Nous sommes devenus une société qui croit que la recherche de solution ne peut se faire sans la contribution d'experts et de spécialistes. C'est une approche qui est déresponsabilisante  et donc inefficace car les enjeux nous concernent tous. Aujourd'hui, nous avons besoin de redécouvrir comment libérer les connaissances et l'intelligence collective,la créativité et même le génie présent dans chacun de nous. Nous avons besoin de tout le monde face aux grands défis de notre temps.

 

Nous nous sommes donc habitués à l'idée que si nous voulons faire changer les choses, nous avons besoin de l'arrivée d'un convoi d'experts qui pose quelques questions et envoie un plan à mettre en œuvre, que nous trouvons ensuite le plus souvent irréaliste ou éloigné de notre réalité... Pourtant, beaucoup de ce dont nous avons besoin est déjà présent autour de nous. Ce qui nous manque le plus, ce sont les outils qui permettent de libérer le savoir et l'intelligence collective ainsi que les idées des personnes qui composent la communauté. Pour y parvenir, deux des approches les plus souvent utilisées dans la transition sont les Forum ouverts (Open Space) et les Cafés transition (World Café)

 

A partir du manuel de transition et du blog de Rob Hopkins, nous allons maintenant donner un aperçu synthétique de ce qu'est un forum ouvert.

La méthode du forum ouvert

Le forum ouvert est décrit comme un outil très efficace pour mener des réunions productives avec de cinq à 2000 personnes qui ont besoin d'explorer un enjeu majeur. Elle est aussi un puissant outil pour encadrer le changement.  
En théorie, cela ne devrait pas marcher. Un grand groupe de personnes qui se réunit pour explorer un sujet particulier, sans ordre du jour, sans échéancier, sans coordinateur désigné et sans preneur de notes...
Pourtant, nous avons constaté à la fin d'un forum ouvert auquel nous avons participé, que chacun avait dit ce qu'il avait à dire, des notes complètes avaient été prises, de nombreuses connexions avaient été mises en place et une énorme quantité d'idées et de visions avaient été énumérées et définies. Tout cela dans une ambiance très agréable et détendue.

Quatre règles et une loi

Selon son auteur, Harrison Owen, elle est basée sur quatre règles et une loi.
  1. Ceux qui viennent sont les bonnes personnes ;
  2. Quoi qu'il se passe, c'était la seule chose qui pouvait arriver ;
  3. Quel que soit le moment où cela démarre, c'est le bon moment ;
  4. Quand c'est fini, c'est fini.  
Ensuite, la loi des deux pieds : "Quand, pendant une réunion, des personnes sentent qu'elles n'apprennent rien et n'apportent rien, elles ne doivent pas hésiter à se servir de leurs pieds pour se rendre à un endroit plus productif".

Le forum ouvert, étape par étape Un forum ouvert à Totnes

  • Les invités : Cette activité est ouverte à toute personne qui désire y participer. Veiller cependant à inviter plus personnellement les personnes qui, selon vous, devraient être présentes en fonction du sujet abordé.
  • Le lieu : une salle assez grande pour que les personnes présentes puissent être en mesure de s'asseoir en cercle, et un mur où afficher les résultats des discussions, ainsi qu'un certain nombre de lieux distincts (salles, tables, virages), où les conversations peuvent avoir lieu. Prévoir aussi des rafraichissements et du thé pour les participants ;
  • La question de départ : une question claire, qui a été annoncée à l'avance avec l'invitation à l'événement ;
  • Première étape : les participants s'asseyent dans un cercle. Au centre se trouve une pile de feuilles de papier A4 et des stylos, et sur le mur un "agenda" vierge, avec les timings des différentes sessions sur un seul axe, et les différents espaces de discussion sur l'autre ;
  • Enoncer les règles d'un forum ouvert et que la seule condition préalable pour proposer une question ou une thématique est de s'engager à accueillir cette discussion et prendre des notes lisibles de ce qui est dit ;
  • Donner le signal du départ ;
  • Les questions ou thématiques sont écrites sur une feuille de papier collées sur le calendrier qui est au mur. S'il y a plus de thématiques que de créneaux horaires disponibles, regrouper les thématiques qui sont proches ;
  • Lorsque l'agenda est complet, laisser quelques minutes aux personnes pour découvrir les thématiques et décider où ils veulent aller au départ. Ensuite, sonner une cloche, ou quelque chose de semblable, pour annoncer le début de la première séance ;
  • En théorie, le reste de la journée s'organise tout seul ! Chaque atelier doit disposer de tableaux, de feuilles et de crayons à volonté ;
  •  A la fin de chaque séance, une sonnette retenti. Rassembler les feuilles et les afficher au mur dans un lieu appelé "la place du marché", qui aura été identifié au préalable. Il est intéressant de retranscrire le contenu eu fur et à mesure et de le rendre disponible sur un site web en temps (presque) réel. Ce qui permet aux discussions et réflexions de continuer rapidement après la réunion.
  •  A la fin du forum, laisser 30 ou 40 minutes pour parler ensemble de la réunion et de la démarche, plutôt que sur les sujets abordés durant les séances. 

Quand et pourquoi utiliser le forum ouvert ?

En fait, presque toutes les situations sont appropriées à l'utilisation d'un Forum Ouvert : planification stratégique, définition d'un projet, d'une vision, situation conflictuelle ou problématique à résoudre, participation populaire, organisation interne à redéfinir, communication à améliorer, travail d'équipe, etc...On identifie tout de même quelques conditions pour qu'un Forum Ouvert soit une réussite :
  • L'existance d'un problème réel qui concerne les participants ;
  • Une complexité telle qu'on ne peut pas en venir à bout seul ou même en groupe restreint ;
  • Une diversité de compétences et de personnes nécessaires pour trouver des solutions ;
  • L'urgence de trouver des solutions.

Le seul moment où le Forum ouvert n'est pas adéquat c'est lorsque les organisateurs ou ceux qui détiennent le pouvoir de décision ont besoin de contrôler les résultats, c'est-à-dire qu'ils ne pourront pas respecter les orientations émises par les participants ou encore, qu'ils ont déjà déterminé les résultats escomptés.

L'impact d'un forum ouvert sur la mise en oeuvre de projets

Le forum ouvert fonctionne non seulement comme un outil pour recueillir un très grand nombre d'idées, mais a
Le livre Open Space Technology de Harrisson Owen explique en détail comment la formule peut être étendue à deux ou trois jours après lesquels tous les participants rentrent chez eux avec une transcription complète.
également un rôle puissant  conduisant à l'émergence de projets concrets. Le fait de se rencontrer, de partager ses idées et de recueillir l'avis d'autres personnes favorise en effet grandement la réalisation des projets.

Rob Hopkins prend pour exemple un Forum ouvert sur l'énergie appelée « Fournir Totnes en énergie après l'ère du pétrole bon marché - repenser l'approvisionnement en énergie de Totnes ». Quatre ans plus tard, il a été fasciné de voir combien les idées et les visions qui ont émergé pendant la journée ont par la suite été réalisées. Il expliquait qu'au minimum dix des idées émises, pour la plupart des projets d'envergure, étaient en cours de réalisation. Parfois, mais pas toujours, mises en place par les personnes qui les avaient initialement proposées lors du forum ouvert.

Comment se peut-il qu'un forum ouvert semble avoir conduit à l'émergence de ces nouvelles initiatives ? Selon Rob Hopkins, c'est en partie parce que ceux qui avaient des idées les ont amenées lors de l'événement et qu'ils y ont trouvé des personnes pour les réaliser avec eux. C'est aussi en partie parce que ces idées ont été éclairées par les principes de l'initiative de transition, et enfin  parce qu'avec la discussion de ces idées sur la place publique a démarré un processus d'exploration de leur faisabilité qui à son tour a attiré d'autres personnes.

Pour un premier forum ouvert, une personne expérimentée pourrait vous aider, mais après en avoir organisé un, vous serez émerveillé par la simplicité de cet outil.


Par Ath en Transition - Publié dans : Dossiers et ressources sur la Transition - Communauté : Territoires sur la voie de la Transition écologique
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